Actas de Matrimonio en la Gestión de tus Proyectos

Seguramente en algún momento de nuestras vidas hemos constituido algún tipo de acta para alguna necesidad en particular. Podría citar, por ejemplo, un acta de matrimonio, un acta de nacimiento o un acta de confirmación religiosa. Acompáñame en este artículo de 3 minutos donde conectaremos este concepto de actas con la gestión de tus proyectos en la empresa. ¡Comenzamos!

¿Qué tienen en común este tipo de actas?

TRABAJO PREVIO: Si las analizamos, todas tienen un trabajo previo, que no necesariamente es menor. En el caso de un matrimonio, tuvieron que suceder muchas cosas previamente para que esa acta se lleve a cabo; muchos acuerdos previos, e incluso no todas las iniciativas de este tipo llegaron al momento de celebrarse en un acta.

CLARIFICAR: Otra característica que tienen es el poder de clarificar al definir algo de manera formal. Por ejemplo, un acta de confirmación religiosa define claramente que, a partir de ese momento, esa persona con pleno uso de sus facultades decide confirmar su religión.

Así como en nuestra vida nos tomamos el tiempo y el esmero para celebrar actas para distintos acontecimientos, tendríamos que tomarnos el tiempo y el esmero para celebrar actas de constitución de proyectos cuando un proyecto nace en nuestras organizaciones.

Tal vez en este momento no te haya convencido del todo que celebrar actas de la vida personal está directamente relacionado con celebrar actas de constitución de proyectos en una empresa. Permíteme seguir haciendo comparaciones para que podamos reflexionar en conjunto este paradigma.

ÚNICAS: Si analizamos un proyecto, cada uno es diferente porque lo desarrollan diferentes personas, en diferentes momentos, con diferentes retos y prioridades. Para el caso del acta de nacimiento, aunque el formato siempre es el mismo, el documento siempre es diferente porque tiene el nombre de una persona única y una fecha y lugar únicos con padres únicos.

FORMALIZAR: Cuando nace una persona y cuenta con su acta de nacimiento o su acta de matrimonio, le servirá en lo sucesivo para poder hacer ciertos trámites, para poder comunicar formalmente a las personas que participen en su vida por diversas circunstancias ese acontecimiento. Para el caso de los proyectos es similar; pueden pasar muchas cosas en la empresa, puede haber muchas necesidades, mucho ruido, pero el acta de constitución de proyecto es el documento que reafirma la esencia de ese esfuerzo único que se está haciendo dentro de la empresa.

CANCELAR: Así como un proyecto se puede cancelar y se recomienda formalizar un acta de cierre de proyecto para marcar ese acontecimiento en la empresa, también puede haber acta de divorcio o acta de defunción de una persona. Sin embargo, el hecho de que se tengan actas de cierre de proyecto, de defunción de una persona o de divorcio, no quiere decir que no hubo acta de matrimonio, acta de nacimiento o acta de constitución de proyecto.

Sería interesante analizar cuántas actas de nacimiento y matrimonio tenemos entre los participantes de nuestra empresa y cuántas actas de constitución de proyecto tenemos. 

¿Cómo podemos tener éxito en nuestros proyectos si no se formalizan de la manera correcta? 

¿Te imaginas a una persona por la vida sin acta de nacimiento? ¿Cómo podría identificarse, hacer los trámites correspondientes, o una pareja sin acta de matrimonio (que prácticamente las leyes han puesto ciertos estatutos para proteger a las personas con actas no escritas)? Pero sin esa acta o esa protección, ¿te imaginas los problemas que puede haber? Pasa lo mismo con los proyectos. Si no contamos con actas de constitución de proyectos, será muy difícil pensar que se pueda tener éxito en ellos.

SON EL INICIO: Quisiera agregar que un acta no es lo último que hay que hacer, sino que es el principio de muchas cosas. Si tienes un acta de nacimiento o matrimonio, no es el fin, es el principio y seguramente vendrán más acuerdos, más documentos y acontecimientos que parten de esas actas.

Pasa lo mismo en los proyectos. Las actas de constitución de proyectos no son el fin, son el principio y anteceden diversos acontecimientos que se desarrollarán en el ciclo de vida de ese proyecto, como sucede en el ciclo de vida de una persona o en el ciclo de vida de un matrimonio.

CAMBIOS: Finalmente, quiero mencionar algo más sobre las actas, y esto es referente a su modificación. Si yo modifico un acta de nacimiento o un acta de matrimonio, prácticamente estoy cambiando la esencia de todo, y en la gran mayoría de los casos estaríamos hablando de algo tan significativo que no se podría cambiar. Si yo quiero cambiar algo de un acta de constitución de un proyecto, es muy probable que tenga que cancelar ese proyecto y empezar uno nuevo.

En conclusión, creo que es importante reflexionar y darles el adecuado uso a las actas de proyectos en las empresas como lo hacemos en la vida misma. Lo necesitamos para avanzar en los ciclos de vida de las personas, como de los proyectos en las empresas.

¿Cuántas actas de constitución de proyectos tienen formalizadas en tu trabajo?

¡Éxito!