¿Alguna vez te has visto envuelto en un proyecto desde el principio y has tenido esa sensación interna de que el proyecto está destinado al fracaso, y justo así pasó? Yo sí, y aunque puede haber diferentes factores que contribuyan a esto, hoy quiero compartirte brevemente 5 cimientos que todo proyecto de transformación organizacional debe tener para evitar comenzar condenado al fracaso y tener una oportunidad real de lograr los resultados esperados. ¿Listo? ¡Comencemos!
1. Objetivos claros y medibles. A lo largo de los años, esta sigue siendo una recomendación esencial. Si el alcance de tu proyecto comienza a desviarse, o si surgen discusiones sobre otros proyectos, significa que los objetivos no están claros. Si no puedes medir objetivamente el progreso de tus proyectos a lo largo del tiempo, sus objetivos no son medibles. ¿Cómo se puede lograr algo si no se ha definido claramente lo que se quiere y las métricas objetivas para controlar su ejecución?
2. Roles claros y acordados. La falta de claridad en los roles de los participantes de un proyecto es una bomba de tiempo para los conflictos. La falta de comprensión sobre lo que se espera de cada persona puede generar frustración y fricción. Aunque en los proyectos de transformación pueda haber intereses conflictivos entre áreas, la ambigüedad en los roles no resuelve estos problemas; más bien hace que el proyecto sea más riesgoso y aumenta la probabilidad de que la gente pierda motivación e interés.
3. Definir responsables. Todos los participantes del proyecto pueden estar comprometidos, pero solo algunos son los responsables principales ante la dirección general. Estas personas deben tomar las decisiones de ejecución del proyecto y dar la cara por él ante la dirección. Deben poseer experiencia, liderazgo y conocimiento en la materia del proyecto para que funcione correctamente, típicamente siendo el administrador de proyecto desde la perspectiva táctica y el líder del área desde la estratégica.
4. Apoyo de la alta dirección. Si la alta dirección no respalda a los responsables del proyecto en las decisiones y resolución de problemas, el proyecto está condenado al fracaso. La dirección debe confiar en los responsables y empoderarlos, no porque sean perfectos y no cometan errores, sino porque no puede haber proyectos exitosos sin un claro respaldo y apoyo.
5. Estrategia de comunicación. La alta dirección no puede estar presente en todas las reuniones de todos los proyectos. Se debe establecer un mecanismo efectivo para comunicar el estado del proyecto y llegar a acuerdos. Es esencial cuidar el tiempo de las personas, invitar a quienes deben participar y comunicarse con los demás a través de canales adecuados. Si sientes que tus canales de comunicación no son efectivos, busca la ayuda de un experto para definirlos, ya que la comunicación adecuada es crucial para el éxito del proyecto, sin importar lo simple que parezca al principio.
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¡Éxito!
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